O e-Social é um novo sistema de gerenciamento unificado de informações sobre o trabalhador brasileiro, criado pelo Governo Federal para reduzir a burocracia na transmissão de dados entre empresas e os órgãos de controle. A prestação das informações ao e-Social substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente.

O objetivo é padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores. É uma nova ferramenta de controle, no que se refere ao fiel cumprimento das obrigações legais, incidentes sobre a folha de pagamento.

A adequação a nova ferramenta, é o fiel cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, ou seja, os empregadores que cumprem suas obrigações sociais e tributárias apenas prestarão as respectivas informações, entretanto, nos casos dos condomínios que descumprem as regras, deverão adequar-se à lei para que tais problemas não sejam detectados na implementação do sistema. Haverá o devido monitoramento, ensejando assim a possibilidade imediata de notificações fiscais e autuações, por parte do fisco envolvido no e-Social.

Caso não haja o envio das informações  ou o envio fora do prazo, ensejará a aplicação de multas administrativas, da mesma forma que existe nos dias atuais. A diferença está no fato de que a fiscalização será instantânea, o que hoje é praticamente inexistente.

É de suma importância que o síndico procure ter conhecimento do tipo de informação que deve ser prestada e os prazos. O sindico é o responsável legal pelo condomínio, tem obrigação de acompanhar o cumprimento de todas as exigências no sistema, devendo estar atento a todas as ações relacionadas aos funcionários contratados e terceirizados.

Os condôminos não terão nenhuma participação no e-Social, a não ser o rateio das multas eventualmente impostas ao condomínio, em caso de descumprimento das novas regras.

Em curto período, o sistema será uma fundamental arma organizacional para as administradoras de condomínio, no que se refere as obrigações entre patrões e empregados. O sistema estabelecerá uma rotina inflexível de verificação de tais obrigações, o que acarretará uma melhor administração dos funcionários. 

Não haverá responsabilidade do condomínio para o lançamento das informações dos funcionários terceirizados no sistema do e-Social, pois cada empresa prestadora de serviços será responsável pelo cumprimento das novas regras em sua integralidade, sem transferir qualquer responsabilidade aos tomadores de serviços.

Vale ressaltar também, que os condomínios que não possuem funcionários também devem acessar o sistema, informando o “Sem Movimento”.

Os condomínios devem cumprir a obrigatoriedade de transmissão de suas informações ao e-Social, mesmo que não tenha empregados, seguindo o novo cronograma de implantação do Grupo 3.

Os prazos são os seguintes:

Fase 1: 10 de janeiro de 2019;
Fase 2: 10 de abril de 2019;
Fase 3: 10 de julho de 2019;
Fase 4 e 5: Outubro de 2019;

Multa por atraso na prestação das informações:

Admissão do trabalhador: Deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador. A falta de registro sujeita o empregador à multa no valor de R$937,00 por empregado, e é dobrada em caso de reincidência.

Alteração de dados cadastrais e contratuais: É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício. O valor da multa por empregado é de R$ 402,54.

Atestado de Saúde Ocupacional (ASO):É necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização pode gerar multa de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, chegando ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação por parte da empresa.

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): O prazo de envio é até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não o faça, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

Afastamento temporário: Quando o colaborador se afasta por motivo de férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros, impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias, e a falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente, a multa que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): Empresas que não fizerem o depósito, deixarem de computar parcela de remuneração ou efetuarem após notificação, estarão sujeitas a multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, podendo ser dobrado em caso de reincidência ou fraude.

Folha de pagamento: As empresas que deixarem de preparar e enviar o documento de acordo com os padrões e normas estabelecidas pelo projeto poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Será substituída pelo e-Social, entretanto, caso as empresas não enviem esses dados ou façam a entrega fora do prazo, poderão ser penalizadas com multa no valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$106,40 por bimestre de atraso. E o máximo pode chegar a R$ 42.564,00.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): As empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.